阜阳市重点工程建设管理处机关档案管理办法

第一章   总  则

第一条  为进一步规范档案工作，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案条例》、《安徽省档案管理办法》等有关规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指处开展的各项工作和活动中形成的对党和国家、社会及处机关具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

第三条  处办公室是机关档案工作的管理部门，负责对机关档案室进行统一管理，协助相关科室做好科室档案的管理、使用。

第四条  各科室应重视文件材料的收集、整理、归档等管理工作。

第五条  本办法适用于处机关。

第二章   工作职责

第六条  处办公室应履行以下工作职责

（一）贯彻执行党和国家、省委、省政府及市委、市政府档案工作的方针、政策、法律法规及有关规定，建立健全处机关档案工作各项规章制度。

（二）负责集中统一管理处机关各种门类和载体的档案以及有关资料，做好档案的收集、整理、保管和统计工作，保证档案的完整与安全，积极提供利用，为机关工作服务。

（三）指导机关各科室的各种文件材料的收集、整理和归档工作。

（四）采用现代化管理手段，推进档案信息化建设。

（五）办理其他档案业务工作。

第七条  处办公室应建立健全档案管理制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行统计，并按规定报送档案基本情况统计年报。积极运用现代化管理手段，不断提高档案工作管理水平和利用效率。

档案库房应做到防盗、防火、防尘、防潮、防高温、防光、防污染、防有害生物，确保档案安全。坚持对库房进行温湿度记录，仔细填写温湿度登记簿，做好分析，不断改善库房环境，对已破损、褪色、霉变的档案要进行修复或复制并及时报告，对重点档案更有效地加以保护。

第八条  各科室应履行以下工作职责

（一）贯彻执行国家和省、市有关档案工作的法律、法规和政策规定。

（二）收集和整理本科室工作中形成的具有保存利用价值的各种门类和载体的文件材料，保证归档文件的完整、准确、系统。

（三）将本科室档案按统一规定时间和归档范围移送处档案库房保管，并将著录目录报送处办公室备案。业务资料由各科室自行保管。

第九条  各科室兼职档案人员应认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，积极参加各类档案工作培训，不断提高档案工作水平，并规范做好本科室业务档案的管理和使用工作。

第三章   档案保管期限

第十条  档案保管期限分永久和定期，定期一般分为30年、10年。

第十一条  凡是反映处机关主要工作活动的和基本历史面貌的，对重点工程项目发展、机关工作和历史研究具有长远利用价值的文件材料（包括文字、图像、图表、声像材料等），定为永久保管。

主要包括：处机关制定的政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、批复、报告、总结；综合统计报表，机构演变等文件材料；有关处机关的资产评估，征用土地、下达计划、基本建设、产权登记；有关处机关的重要合同协议等法律凭证性文件材料；上级机关制定的属于处主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料。

第十二条  凡是反映处机关一般性工作活动，在较长时间内对处机关有查考利用价值的各种形式的文件材料，定为30年保管。

主要包括：处机关处理一般工作问题的文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作中形成的一般性的文件材料；上级机关制定的属于处主管业务并需贯彻执行的文件材料和非上级机关制定的针对处机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料等。

第十三条  凡是在较短时间内对处机关工作有参考价值的各种形式的文件材料，定为10年保管。

主要包括：处机关一般事务性的文件材料，上级机关或同级机关制定的非处主管业务但需要贯彻执行的文件材料。

第四章   文件材料的收集和归档

第十四条  处开展的各项工作和活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，由承办科室进行整理，于次年4月底前移交处档案库房。机关各科室和个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条  各种专业档案应严格按照专业档案的有关管理规定执行。

第十六条  档案管理系统应及时向市档案局移交具有永久或定期保存价值的电子文件。

第十七条  归档的文件材料范围

（一）处机关的文件材料

1.召开会议的文件材料（包括通知、日程、名单、报告、讲话、决议、决定、声像材料等），处党组会、处务会、处长办公会会议记录，专题会议的汇报材料、纪要、讨论通过的文件材料。

2.公文签发稿，重要公文的修改稿，向上级机关的请示与上级机关的批复。

3.专题典型调研报告、工作总结、报告，制定的计划、统计报表。

4.干部任免文件材料，干部职工录用、转正、调资、定级、职务聘任、退休、奖惩、抚恤等文件材料，职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信存根，职工、党团员名册，党、团、工、青、妇等组织形成的有关文件材料。

5.机构设置、撤并、名称更改、人员编制，启用印信文件材料，本机关组织沿革，大事记。

6.处理人民来信来访的文件材料（包括领导重要批示、调查处理结果）。

7.机关形成的财务报表、凭证、财簿、审计等文件材料。  

8.反映本机关重要活动、突发性重大事件的声像材料、荣誉奖励证书等文字材料，有纪念意义的实物凭证等。

（二）上级机关的文件材料

1.上级召开的重要会议文件材料；上级机关主管业务并需要贯彻执行的文件材料，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件材料。

2.上级机关领导视察、检查本机关工作时形成的讲话、声像等重要文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1.同级机关和非隶属机关制定的非本机关主管业务但需要办理的文件材料。

2.同级机关和非隶属机关之间协商工作的往来文件的材料。

3.有关机关对本机关工作检查形成的文件材料。

第十八条  不归档的文件材料范围

（一）处机关的文件材料

1.重份文件。

2.无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.未经会议讨论、未经处领导审阅和签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（处主要领导亲笔修改稿和处领导的定稿除外）。

4. 处领导兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。

（二）上级机关的文件材料

1.上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件。

2.上级机关征求意见未定稿的文件。

3.上级机关普发参阅、不需要办理的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1.参加同级机关和非隶属机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

第十九条  文件材料整理归档的要求

（一）对应归档的文件材料，须按照文件材料的形成特点，保持文件之间的有机联系，分门别类，区别不同价值整理归档。归档的文件材料，按照年度、组织机构、问题特征分类整理归档，严格按照保管期限的规定进行拆钉、装订、排列、编件号、加盖归档章、著录、填写盒内备考表、装盒。

（二）归档的文件材料，应将正文与附件、印件与定稿、来文与复文，转发件与被转发件，多种文字形成的同一文件，分别装订排列在一起，不得分开，文电应统一装订装盒。

（三）接收的文件在装盒前，按编号顺序存放，分清年代，以利查找。跨年度的请示与批复，分别按年度存放，在备考表中加以说明；跨年度的会议文件，放在会议开幕年归档；诉讼案件材料，放在结案年度归档。

（四）归档文件材料的种类、份数及每份文件的总件数均应齐全完整。

第五章   档案的借阅和利用

第二十条  处办公室保管的档案为现行档案，主要供处机关查阅使用，不属于对社会开放范围。对社会开放的档案应由市档案局统一对外提供查阅利用。

第二十一条  档案工作人员应熟悉所存档案的情况，主动了解处机关各项工作对利用档案的需求，积极提供服务。

第二十二条  借阅档案时，借阅的单位和经办人应说明档案的责任者，形成时间、内容和利用目的，并严格按照程序履行批准和登记。

第二十三条  处机关工作人员因工作需要查阅与其业务有关的文件档案时，可直接向处档案管理员借阅，查阅与业务无关的文件档案时，须经处办公室主任同意。

第二十四条  凡借阅涉密档案，应按保密制度有关规定履行审批手续后方可查阅，属处档案室的原始稿件一律不外借。

第二十五条  凡外单位来处机关借阅档案，须持单位介绍信，经处分管领导同意后，方可查阅。

第二十六条  借阅档案必须遵守以下规定：

（一）借阅者应逐项填写“档案借阅登记表”。

（二）借阅者要爱护档案，对所借阅的档案要注意保密，保持档案原貌的清洁与安全，不得转借、勾画、涂改、拆散、抽、换和擅自复制，如需复制、摘录，还应填写“复印档案报批表”，经处分管领导同意后方可复印使用。

（三）借阅者如需借出的，必须说明理由，履行借阅手续，限期归还，档案借出时间一般不超过七天。

（四）借阅者出差、出国、休假或调动工作之前，应及时将所借档案全部归还处档案室。

第六章   档案的鉴定、销毁和移交

第二十七条  对保管期已满的档案，依据有关规定进行鉴定销毁。鉴定档案应按照《档案法》和国家档案处颁发的《关于文书档案保管期限的规定》进行。

第二十八条  鉴定到期档案，由处办公室会同有关科室进行。以卷（盒）为单位的鉴定方法，对拟销毁的案卷逐件进行审查，对需要继续保存的文件材料应拆卷（件）抽出，另外整理归档后再装盒保管。

第二十九条  对超过保管期限的档案，经鉴定确定销毁的，应登记造册，报处分管领导批准后，在有关部门监督下方可销毁。确定销毁的档案应送指定造纸厂化浆，并由两人同时监销，监销人员应在销毁清册上签字。

第三十条  需永久、长期保存的档案执行档案保管有关规定，如须移交，经整理鉴定后，连同“案卷目录”和“装盒目录”移交市档案馆。所移交档案须经处分管领导批准，并编制移交清册，由交接双方在清册上签字。

第七章   附  则

第三十一条  本办法自印发之日起施行。

第三十二条  如收到上级机关新的规定，按照新规定执行。

第三十三条  本办法由处办公室负责解释。