阜阳市重点工程建设管理处2022-2024年度文书、财务类档案整理询价文件

阜阳市重点工程建设管理处2022-2024年度

文书、财务类档案整理询价文件

阜阳市重点工程建设管理处

2023年9月

                            目  录

                                     第一章.询价公告                           

                                     第二章.评审办法                      

                                     第三章.合同条款及格式                         

                                     第四章.响应文件格式            

第一章 询价公告

各报价单位：

因工作需要，现对我处2022-2024年度文书、财务类档案整理项目进行询价，现请就以下采购项目内容进行书面报价。

一、采购项目名称及内容

1.名称：阜阳市重点工程建设管理处2022年度文书、财务类档案整理项目；                                

2.单位：阜阳市重点工程建设管理处                      

3.资金来源：自筹资金                      

4.项目控制价：（最高限价）详见《阜阳市重点工程建设管理处2022-2024年度文书、财务类档案整理报价单》

5.费用结算：每年待全部档案整理工作完成并成果挂接档案软件验收后20日内，甲方根据实际数量付清款项。

二、响应人资格

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条要求；

2.具有本次档案整理及售后服务能力；

3.具有有效的营业执照。

三、响应时间及地点

1.响应文件递交截止时间： 2023年9月26日14:40时；

2.地点：阜阳市重点工程建设管理处四楼403会议室（阜阳市颍淮大道256号东北角四层楼，原老武警支队院内）。

四、联系方式

联系人：李工                电话：0558-2660999        

五、公告期限

本项目公告期限为5个工作日。

                              阜阳市重点工程建设管理处

2023年9月19日

第二章.评审办法

响应人响应文件应密封包装，含营业执照、业绩合同复印件、响应报价函、报价单。

一.评审程序

评审准备→评审响应文件→对响应人业绩并打分→对响应人综合报价进行打分→推荐成交候选人。

1.1评审准备

评审委员会熟悉询价文件：

(1)阅读、研究询价和相关评审资料，获取评审所需要的重要信息和数据,至少应了解和熟悉以下内容：询价的目标、询价项目的范围和性质、询价规定的主要技术要求、标准和商务条款。

(2)熟悉询价文件规定的评审标准和评审方法及在评审过程中需要考虑的相关因素。

(3)核对评审工作用表。

1.2评审顺序的确定：

(1)评审委员会首先对各响应人进行资格审查。对资格审查通过的响应人，评审委员会根据其提供的业绩及了解的服务情况综合打分。

(2)评审委员会对各响应人报价根据评审办法计算报价得分，对报价单价超过控制价的响应人，作否决其响应文件处理。

1.3确定成交人

根据各响应人综合得分由高到底进行排序，确定排名第一的响应人为成交人。若出现综合得分相同的情况时，由评审委员会组长在现场监督人员监督下抽签确定名次。

评审办法

第三. 合同条款及格式

档案服务外包合同

甲方：阜阳市重点工程建设管理处   

乙方：                           

根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，甲乙双方就以下事项协商一致，共同订立本合同，以明确双方的权利与义务。

第一章  总  则

第一条 本合同的全部条款及所有附录（合称“本合同”）、招标文件、投标文件构成双方就本合同内事项的基础。

第二条 本合同如需修订，须经甲乙双方协商同意，并达成书面修改合同，方为有效。在修改合同达成之前，本合同继续有效。

第二章 服务内容、范围、期限、地点和时间

第三条  服务内容：

归档文件、财务档案等。

第四条  服务范围、期限：

2022-2024年度档案及部分留存其他年度档案数字化整理等。本项目服务期三年，采用“1+1+1”模式。合同一年一签，按全年序时进度，自签约之日起至次年当日结束。

第五条 工作场地：

乙方在阜阳市重点工程建设管理处为甲方提供服务，并应主动接受甲方对工作场地的监督、检查。 

第六条 服务时间：1个月内。每年档案整理接甲方通知后，1个月内完成。

第三章  服务质量要求

第七条 乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。

第八条 乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求：

（1）国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》

（2）DAT/-31-2017标准  纸质档案数字化规范

（3）DA / T 68 .2—2020档案服务外包工作规范

（4）DA/T 13 编档号编制规则 

（5）DA/T 18 档案著录规则 

（6）DA/T 19 档案主题标引规则 

（7）DA/T 22 归档文件整理规则 

（8）DA/T 39 会计档案案卷格式  

（9）国家档案局令第79号 会计档案管理办法

（10）财会〔2017〕309号  关于印发《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》的通知       

（11）其他国家和行业标准

第九条 如果本合同第八条所提及的标准规范存在相矛盾之

处，以甲方的规定或要求为准。

第四章  服务费用与付款方式

第十条  服务价格：

1.档案管理软件价格：                  元/套

2.档案整理服务价格：

第十一条  付款方式：

每年乙方全部档案整理工作完成并成果挂接档案软件验收后20日内，甲方根据实际数量付清款项。

第五章  甲方责任

第十二条 甲方应按照本合同第四章约定的金额和付款时间向乙方支付服务费用。

第十三条 甲方应指定工作人员负责执行本合同，支持和配合乙方的工作，并为乙方完成本合同规定服务提供必要的条件。 

第十四条 甲方的委托行为及其他相关档案管理行为，须遵守国家法律法规规定。由于甲方违法违规操作造成的损失，责任由甲方承担。

第十五条 甲方须尊重并保护乙方的商业秘密和知识产权。

第六章  乙方责任

第十六条 乙方保证已获取并持有提供本合同规定服务所必须具备的所有许可证、执照及批文。

第十七条 乙方应确保甲方档案的实体安全和信息安全，保护国家秘密、甲方商业秘密和个人隐私安全，保护甲方的知识产权。 

第十八条 乙方严格按照国家法律法规及与甲方约定的档案保管条件、业务操作程序、服务质量标准，开展档案服务。 

第十九条 乙方应主动接受并积极配合档案行政管理部门、保密行政管理部门、甲方上级主管部门及甲方的业务指导、监督和检查。

第二十条 在本合同有效期内，乙方应如实反映如下内容（包括但不限于）：乙方的股权结构、实际控制人、关键岗位人员、财务状况、重要技术、重要基础设施的变化情况，以及突发事件及处置、业务流程管理、质量管理、保密管理等方面的情况。 

第二十一条 乙方应将可能接触到甲方档案内容或数据的员工名单向本方备案，未向甲方备案的员工不得接触到甲方档案内容或数据，原已备案员工离职也应及时书面告知甲方。

第二十二条 未经甲方书面授权，乙方不得将本合同服务内容转包给第三方公司或者个人。如发现乙方有擅自转包行为，甲方有权解除合同，乙方按照本合同金额的3%向甲方支付违约金。 

第七章  保密要求

第二十三条 乙方应取得完成本合同服务所必需的相关保密资质。

第二十四条 乙方须与员工签订保密协议或要求员工签订保密承诺，确保员工保守国家秘密、甲方商业秘密或相关个人隐私。

第二十五条 对于甲方因本合同提供乙方持有或处理的档案（及其他涉密息或敏感信息）乙方须采取必要的安全措施，确保其不被损伤、销毁、丢弃、窃取、删除、更改、摘抄、公布、出版，不被未经甲方同意或授权的组织或个人接触、复制、使用。

第二十六条 乙方保证在收集、持有、处理或使用甲方档案（及其他涉密或敏感信息）时，只用于完成本合同规定服务。 

第二十七条  乙方保证只允许已向甲方备案的员工因完成本合同规定服务的需要，而接触、复制或使用甲方档案（及其他涉密或敏感信息）；并确保接触、复制或使用该档案（及其他涉密或敏感信息）的乙方员工接受与乙方同样的约束。 

第二十八条 乙方未经甲方事先书面许可不得向任何第三方披露甲方档案（及其他涉密信息或敏感信息）；若被国家司法机关、国家行政管理机关依法要求披露该档案（及其他涉密或敏感信息），须立即通知甲方。 

第二十九条 乙方不得擅自存留甲方的任何档案（及其他涉密或敏感信息）或其任何形式的复制件。

第三十条 甲方有义务保守乙方的商业秘密，包括但不限于服务内容、服务价格标准、操作流程、技术方法、软件系统、仪器设备等。

第三十一条 在得知本方员工违反保密规定或协议，导致对方秘密被泄露时，甲方或乙方立即采取补救措施，并及时通知对方。 

第三十二条 甲方和乙方均应主动接受、积极配合保密行政管理部门、档案行政管理部门及其他有关部门的保密监督检查和泄露事件调查取证。 

第三十三条 本合同第二十四条至第三十四条规定在本合同到期或终止后仍然有效。

第八章  知识产权

第三十四条 甲方档案本身所包含的知识产权由原所有人所有。

第三十五条 乙方根据本合同规定服务对甲方档案进行著录、标引、扫描、摘录、汇编、研究、出版等而产生的知识产权归甲方所有。

第三十六条 由乙方形成的，可脱离于甲方档案或本合同服务内容而独立存在的知识产权，如商标、软件著作权、专利技术、商业秘密等，归乙方所有。

第九章  违约责任

第三十七条 乙方未按照合同规定提供服务或服务质量未达要求而导致甲方蒙受经济损失的 ，乙方应向甲方赔偿直接经济损失并按照本合同金额的3%向甲方支付违约金。

第三十八条 因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的，乙方应向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。间接经济损失难以估量的，经双方友好协商确定，或提交仲裁机构裁决。 

第三十九条 因甲方原因导致乙方不能按照约定履行合同或乙方知识产权被侵害的，甲方应向乙方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。

第四十条 由甲方原因造成甲方档案丢失、损毁或泄密的，由甲方承担相应责任，乙方配合甲方开展调查取证。 

第四十一条 甲方未按照本合同约定的金额和付款时间履行付款义务的，乙方有权要求甲方支付应付而未付的服务费。

第四十二条 乙方未按照本合同约定的时间完成服务内容、交付服务成果的，拖延5天（工作日）及以上的；在服务期内甲方使用过程中错误达到2次及以上的，均不再续签下一年合同。 

第四十三条 因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失或泄密的重大事件，或使甲方档案面临严重威胁时，甲方有权解除合同，乙方按照本合同金额的3%向甲方支付违约金。 

第四十四条  合同有效期内，因不可抗力任一方单方要求解除合同的，需提前7天书面通知对方。本条款所称“不可抗力”指合同任一方无法合理控制并导致其无法履行本合同承诺或义务的情形。这些情形包括但不限于：（1）天灾、地震、干旱、风暴、台风、暴风雨、暴雨、泥流、塌方、冲垮、爆炸、火灾及任何自然灾害；（2）战争行为、公敌行为、恐怖活动、暴动、内乱、罢工、恶意损坏、革命、政变、政府干预（包括新法律、法规或法令）。

第十章  反商业贿赂

第四十五条 甲乙双方都清楚并愿意严格遵守中华人民共和国反商业贿赂的法律规定，双方都清楚任何形式的贿赂和贪渎行为都将触犯法律，并将受到法律的严惩。 

第四十六条 甲方或甲方经办人、乙方或乙方经办人均不得向对方、对方经办人、甲方客户或其他相关人员索要、收受、提供、给予合同约定外的任何利益，包括但不限于明扣、暗扣、现金、购物卡、实物、有价证券、旅游或其他非物质性利益等，但如该等利益属于行业惯例或通常做法，则须在合同中明示。

第十一章 争议解决

第四十七条 在求助于外部争议解决机制前，合同双方应试图通过友好协商解决与本合同相关的争议。

第四十八条 协商不成，提交由阜阳仲裁委仲裁；争议的解决适用中华人民共和国法律。

第四十九条 即使存在争议，双方应继续最大程度地履行各自在本合同下的义务。

第十二章 其他

第五十条 本合同受中华人民共和国法律约束，并依据中华人民共和国法律进行解释。本合同未尽事宜，依照有关法律法规执行；法律法规未做规定的，甲乙双方可以达成书面补充协议。

第五十一条 本合同的附录和补充协议均为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等的法律效力。

第五十二条 本合同经双方签字盖章后生效。

第五十三条 本合同一式两份，甲乙双方各执一份，对甲乙双方均具有同等法律效力。 

甲  方：（盖章）               乙  方：（盖章） 

法定代表人/授权代表人：        法定代表人/授权代表人：  

日 期 ：                     日 期 ：  

第四.响应文件格式

一、响应文件封面

                         （项目名称）

响应文件

响应人：     （盖单位章）

项目负责人： （签字或盖章）

年  月  日

附：

1.营业执照复印件

2.类似政府部门档案整理业绩（需提供合同复印件）

响  应  函

致： （阜阳市重点工程建设管理处）     

1.我方己仔细研究了          （项目名称）询价文件的全部内容和要求，对报价进行了认真测算，综合考虑各项风险后， 愿以人民币（大写）      （¥ 元） 的总报价，按合同约定实施和完成约定内容，档案整理成果质量达到 合格 标准。

2.如我方中标，我方拟派             为本项目负责人，联系电话：              。

响应人：      （盖单位章）

项目负责人： （签字或盖章）     联系电话：

                               年    月    日

阜阳市重点工程建设管理处2022-2024年度文书、财务类

档案整理报价单

单位：               （盖章）                                              时间：    年    月    日